Si preguntásemos a diversas personas cuáles es la principal diferencia entre las fotografías que están a izquierda y derecha con la que está en el centro, algunas dirían que el número de personas, lo cual es cierto y que tiene relación con la diferencia que consideramos más relevante: en la imagen del centro hay una figura que no emite ningún sonido y cuya función es la de coordinar la actividad del resto de intérpretes para conseguir el resultado esperado.
Esta figura es similar a la que en los proyectos colaborativos realiza el director de proyecto. Cierto es que en todo proyecto existe ese rol pero es en los colaborativos donde cobra relevancia pues a semejanza de una gran orquesta, es necesario coordinar la actividad de diferentes entidades y empresas.
Un proyecto colaborativo se dirige a clústeres, entendidos como agrupaciones de empresas, instituciones y entidades que buscan impulsar un sector concreto de actividad, y a plataformas o grupos organizados constituidos por entidades independientes, que pretenden mejorar la competitividad e innovación empresarial.
Es labor de ese director de proyecto conseguir los siguientes resultados:
- Crear una visión común acerca de los objetivos, resultados y entregables a alcanzar
- Establecer un plan (actividades, recursos, plazos) orientado a esa consecución de resultados
- Identificar a los interesados y gestionar sus expectativas
- Comunicar a los miembros de los equipos que provienen de las diversas organizaciones el propósito que se persigue y el marco de trabajo que se aplicará durante el proyecto
- Gestionar (identificar, analizar y evaluar) las amenazas y oportunidades, esto es, los riesgos
- Velar porque los entregables cumplen con los requisitos de calidad establecidos
- Gestionar a los proveedores que puedan intervenir en el desarrollo del proyecto
- Coordinar y monitorizar la ejecución del plan y comunicar su estado al comité del mismo para que se puedan tomar decisiones
- Gestionar los cambios (en tiempo, alcance y presupuesto) que ocurran durante la ejecución
En relación con los puntos indicados los mayores retos que surgen en los proyectos colaborativos son:
- Crear un entorno de trabajo en el que los miembros de los equipos, provenientes de distintas culturas empresariales (influidos por el sector de actividad, el tamaño de empresa y su estructura) se sientan cómodos para aplicar sus habilidades, expresar sus opiniones y plantear las cuestiones que necesitan aclarar
- Sincronizar las actividades de diferentes equipos habituados a unos ritmos de trabajo que pueden diferir entre ellos
- Hacer inteligible una visión común para facilitar la toma de decisiones que, generalmente, afectan a varios actores
- Fomentar la transparencia en la comunicación del estado de los entregables
- Orientar la innovación hacia la comercialización de un producto o servicio, fruto del resultado del proyecto
- Trasladar a la sociedad los logros conseguidos mediante una comunicación precisa y accesible
Beesy participa en proyectos colaborativos para conseguir la armonía y coordinación necesarios focalizándose en obtener los resultados esperados.