Una de las cuestiones más importantes en la hora de la realización de los proyectos es “¿Cuál es el estado del proyecto?”, que trasluce varias inquietudes: ¿La dedicación de los recursos está acorde con las estimaciones? ¿Cumpliremos las expectativas de plazos previstas? ¿Estamos consiguiendo los resultados esperados?
Cada una de estas inquietudes, que no son equivalentes, tiene un indicador cuando se utilizan aplicaciones como MS Project o WBS Schedule Pro. En este artículo explicaremos los mismos.
| Indicador asociado | Concepto asociado | Relacionado con | |
| Dedicación | % trabajo completado % work complete Porcentaje de la dedicación que se ha realizado | Trabajo Número de horas, días, semanas de dedicación necesarias para completar una actividad | Eficiencia |
| Plazos | % completado % complete Porcentaje de la duración que se ha completado | Duración Intervalo de tiempo laboral transcurrido entre el inicio de una actividad y su finalización | Eficiencia |
| Resultados | % físico completo % physical complete Porcentaje del trabajo terminado | Entregable Cualquier producto, resultado o capacidad único y verificable para ejecutar un servicio que se debe producir para completar un proceso, una fase o un proyecto | Eficacia |
A la hora de definir tareas en una aplicación de gestión de proyectos podemos indicar la duración que se estima se transcurrirá para cumplir dicha tarea y también la dedicación de los diversos tipos de recursos (materiales o personas). La definición de la tarea o una tarea sumario que agrupa varias de ellas es la que señala el entregable a conseguir.
La dependencia de las tareas afectará a la duración total de las mismas y podrá generar (o no) colisiones de recursos cuando las tareas se realizan en paralelo.
Ejemplo: tenemos dos proyectos con tareas idénticas
La diferencia es que las dependencias son diferentes en TAREAS LETRA y TAREAS NÚMERO:
Por eso la duración total de TAREAS LETRA es de 2 días y la de TAREAS NÚMERO de 1 día.
Día 1 de proyecto: se reporta la siguiente situación
| Identificador | Dedicación realizada | Plazo transcurrido | Trabajo entregado |
| TAREA A | La planificada | 1 día | El esperado |
| TAREA B | La planificada (ninguna) | 0 días | El esperado (ninguno) |
| TAREA 1 | La planificada | 1 día | El esperado |
| TAREA 2 | Ninguna (imprevisto) | 1 día | Ninguno |
Los resultados son:
Debido a lo ocurrido en Tarea 2 hay que cambiar el plan para conseguir los resultados esperados y verificarlos en el siguiente punto de monitorización.
Día 2 de proyecto: se reporta la siguiente situación
| Identificador | Dedicación realizada | Plazo transcurrido | Trabajo entregado |
| TAREA A | Ya se realizó | ||
| TAREA B | La planificada | 1 día | El esperado |
| TAREA 1 | Ya se realizó | ||
| TAREA 2 | La planificada | 1 día | El esperado |
Los resultados son:
Los resultados esperados se han conseguido (se ha sido eficaz) tanto en TAREAS LETRA como en TAREAS NÚMERO.
Además se ha cumplido la planificación en TAREAS LETRA (se ha sido eficiente), aspecto que no se ha podido cumplir en TAREAS NÚMERO puesto que el plan se ha adaptado a la situación surgida tras el primer día, dedicando más tiempo del previsto inicialmente.
Conclusión
Cada uno de los aspectos críticos de los proyectos como son la dedicación, los plazos y los resultados tienen su indicador y es necesario, por un lado distinguirlos y, por otro, fijar criterios en cada organización para ver en cuál o cuáles de ellos focalizarse.
Beesy utiliza la dirección profesional de proyectos como herramienta de despliegue de la estrategia de las empresas.