El proyecto como herramienta para desplegar la estrategia
Definimos proyecto como el “esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único”.
En apenas once palabras englobamos la serie de actividades encaminadas a definir los resultados que queremos alcanzar, planificar las actividades que crearán esos resultados, gestionar las personas que los obtendrán, estimar el marco temporal necesario para conseguirlo, ponderar las amenazas y oportunidades que se presentan, ejecutar y monitorizar todos los trabajos realizados, verificar que lo obtenido se ajusta a lo esperado, gestionar los proveedores, administrar los presupuestos y comunicar con todas las partes interesadas el estado del proyecto. Ni más ni menos.
Los proyectos, además, dado su carácter único para la organización en que se realiza, son un instrumento de crecimiento, de innovación, de evolución, de cambio. Palabras éstas que están presentes en toda estrategia.
Tras lo expuesto hasta aquí, queda fuera de toda duda que la correcta gestión de los proyectos supone una ventaja competitiva. Y las empresas deben también conocer que los proyectos, debido a ese carácter innovador, tienen que contar con personas que sepan dirigirlos y equipos habituados a trabajar en situaciones donde se toman decisiones y se definen soluciones para conseguir los objetivos estratégicos de la compañía.
Las personas dentro del proyecto
El director de proyectos debe dirigir, coordinar, liderar al equipo de personas que participan en el mismo. Este equipo suele estar formado tanto por personas de la propia organización como por miembros de empresas proveedoras. Proveedores a los cuales hay que incorporar y que deben conocer qué parte de la estrategia de su cliente se cristaliza con los resultados del proyecto.
Desde la dirección de proyectos se debe ofrecer también información fidedigna y actualizada para todos los interesados. Interesados compuestos por las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar, ser afectadas o percibir que pueden ser afectadas por las decisiones, actividades o resultados del proyecto. Y también se debe de facilitar de medios sencillos de captación de esa información. La comunicación no debe ser percibida como un peaje a pagar sino como un medio de alineamiento de expectativas.
Herramientas y metodología
Para conseguir definir, planificar, ejecutar y monitorizar toda la actividad existen procesos que permiten a las personas interiorizar las dinámicas propias de los proyectos; que permiten gestionar la incertidumbre inherente a la innovación, al cambio. Estos procesos aplican herramientas utilizadas tanto por el director del proyecto como por su equipo. Herramientas que no sólo incluyen software sino que pueden ir desde plantillas de documentos hasta pautas para realizar dinámicas grupales. Este flujo que parte de las personas, se concreta en procesos y utiliza herramientas facilita el camino que se debe recorrer.
La importancia de la priorización
El escenario que estamos describiendo debe además convivir con la actividad diaria de la empresa, con la operativa que la consolida y que está orientada a la facturación. Debido a que los recursos (personas, materiales, financieros) son limitados, dicha convivencia exige que los proyectos estén debidamente priorizados y que se aborden solamente los que más valor aportan a la empresa. Esta priorización tiene que tener en cuenta, además de la estrategia, aspectos como la interdependencia de los proyectos que conforman esta cartera o portfolio, la carga de trabajo de las personas que intervendrán en los mismos y la estimación presupuestaria.
La realización de los proyectos seleccionados ordenados en esa priorización pone en juego a otros perfiles que deben facilitar la labor de los directores. Esta facilitación va desde la monitorización de toda la cartera de proyectos a la definición de un lenguaje común, pasando por unos procesos que sean percibidos como palancas de apoyo en la actividad de las personas y no como frenos.
Como resumen podemos decir que los proyectos son una herramienta a servicio de las empresas para ejecutar su estrategia y que su correcta gestión hace de la misma una ventaja competitiva.